1. Свідоцтво про народження (оригінал).
2. Документ про освіту (оригінал).
3. Документи, що підтверджують юридичний статус дитини-сироти; свідоцтво про смерть обох батьків; якщо дитину виховувала одинока мати, то повинно бути свідоцтво про її смерть та довідка з органу реєстрації актів цивільного стану, що батько дитини записаний за вказівкою матері згідно зі ст. 135 сімейного кодексу (до 01.01.04р. згідно зі ст. 55 Кодексу про шлюб та сім’ю в Україні) 
4. Документи, що підтверджують юридичний статус дитини, позбавленої батьківського піклування: 
- рішення суду про позбавлення батьківських прав;
- рішення суду про відібрання дитини від батьків не позбавляючи їх батьківських прав;
- рішення суду про визнання одного чи обох батьків безвісно відсутніми;
- рішення суду про оголошення фізичної особи (батька чи матері) померлою та свідоцтво про смерть;
- рішення суду про визнання фізичної особи (батька чи матері) недієздатною;
- вирок суду про те, що батьки відбувають покарання у місцях позбавлення волі;
- постанова слідчого, санкціонована судом (до 2001 року - прокурором) про перебування під вартою на час слідства;
- документ, який підтверджує тимчасову відсутність батьків (від’їзд на роботу за кордон, навчання, тощо);
- ухвала суду про оголошення в розшук, довідка з органів внутрішніх справ про розшук;
- довідка з медичної установи про тривалу хворобу батьків, яка перешкоджає їм виконувати свої батьківські обов’язки;
- акт про дитину, покинуту в пологовому будинку, в іншому закладі охорони здоров’я або яку відмовилися забирати батьки чи родичі, про підкинуту чи знайдену дитину.
5. Рішення опікунської ради або рішення суду у випадках, передбачених Цивільним кодексом України.
6. Ідентифікаційний код.
7. Паспорт.
8. Довідки про закріплення житла та майна: 
- довідка з ЖЕКу - квартирна форма №2;
- виписка з господарської книги;
- свідоцтво на право власності житла;
- заповіт;
- рішення про встановлення опікуна над житлом та майном;
- акт опису майна, завірений селищною (сільською радою);
9. Акт первинного обстеження умов життя дитини.
10. Чорнобильське посвідчення для дітей, які проживають в Чорнобильській зоні та тих, які мають посвідчення з інших причин.
11. Довідка із управління праці та соціального захисту населення про призначення пенсії по втраті годувальника(ків).
12. Довідка про отримання соціальної допомоги опікунам (піклувальниками).
13. Довідка про одержання аліментів та їх розмір.
14. Довідка про стан здоров’я (форма-086 у), про щеплення - (форма 063).
15. Дані про батьків та близьких родичів (про наявність і місце проживання братів, сестер та інших родичів). Чи існують зв’язки з родичами, до кого їздить на канікули, у вихідні та святкові дні.
16. Розгорнута психолого - педагогічна характеристика: уподобання, інтереси, здібності, стан дисципліни, навчання, участь у громадському житті (гуртки, спортивні секції). Інформація про пропуски занять, хворобу, відпуски до рідних.
17.Відомість про те, що видано при закінченні інтернатного закладу (одяг, взуття інше).
Примітка: В особовій справі дитини-сироти повинні бути документи стосовно обох батьків. Лише за цієї умови її статус буде підтвердженим.